風(fēng)險就是衡量達不到既定年會活動目標的可能性和后果的標準。理論上，年會活動的風(fēng)險是能被精確地表達出來。然而，在年會執(zhí)行的實際中能否被精確表達還取決于風(fēng)險本身。
在現(xiàn)在瞬息萬變的時代，完全保持原樣本來就是一種風(fēng)險。年會活動的顯著特點就是風(fēng)險是活動策劃的一個重要組成部分。如果一家公司投資大筆資金去舉辦年會活動，那它必須把風(fēng)險降到*。市場上的年會活動策劃供應(yīng)商與公司的人力資源部協(xié)同展開組織策劃工作——因為年會策劃供應(yīng)商有相關(guān)資源和能力確保他們客戶的年會活動機遇*化、風(fēng)險最小化。
由年會活動的性質(zhì)可知，一次性的大型活動具有較大風(fēng)險。大家往往習(xí)慣于對通常狀況做出反映。隨著宏觀外部環(huán)境不斷發(fā)生改變，為年會活動而事先制定的詳細的方案可能在活動真正舉辦時就已經(jīng)過時了。經(jīng)過深思熟慮的重要目標很快成了限制條件，并扼殺創(chuàng)造力。
因為，我們建議HR們使用『帶有明確目標的項目管理程序』，這種年會活動項目管理的方法的價值，可以通過下面案例得到驗證。
一家上市大型企業(yè)為*銷售團隊（超過2000人）策劃了一次綜合培訓(xùn)與慶祝的年會活動。年會策劃者在活動舉辦前8個月就開始了各方面的準備工作。
在這8個月中，年會活動的目標和流程得到反復(fù)確認，活動的準備工作也在有條不紊地進行，工作人員獲得充分的培訓(xùn)和演練機會——一切都很完美。
年會活動的重要組成部分之一是銷售總監(jiān)參加的開幕會。早在活動開始前3個月，活動策劃者就制作了這位總監(jiān)的影像資料，以展示他在*各地的工作，并對他取得的成果表示感謝。策劃者們還計劃在開幕會上使用煙火來制造獨特的動態(tài)效果，以烘托現(xiàn)場氣氛。
但是，誰也想不到，就在開幕會開始前3天，所有工作已經(jīng)結(jié)束，大家都在*的檢查時，公司總部宣布了調(diào)任通知：這位銷售總監(jiān)——開幕會的中心人物——將調(diào)至公司另一個*工作，一位新的銷售總監(jiān)將接替他的位置。
雖然整個年會活動的目標保持不變，但開幕會的目標卻必須調(diào)整。年會策劃者花了數(shù)小時重新設(shè)立目標，并制訂了新的開幕式方案。開場播放的影像資料被重新制作成描繪公司的歷史與輝煌業(yè)績——那些頂尖的銷售人員的身影也在其中——這當(dāng)然得益與策劃者們平常積累的豐富素材。開幕會上還安排了這位新銷售總監(jiān)介紹自己的工作思路和管理思想。這種安排讓這位新銷售總監(jiān)感到非常滿意。
這次年會活動舉辦得很成功，項目管理程序幫助年會策劃者們在發(fā)生意想不到的改變時進行風(fēng)險管理，并取得活動的成功！
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